Gouvernement numérique et services aux citoyens
DisponibleSGT DocSpace
Gère intégralement le courrier, les demandes citoyennes (PQRSD), les documents électroniques et les archives institutionnelles tout au long du cycle de vie documentaire.
SGT DocSpace est la plateforme de gestion documentaire de l'écosystème SGT, conçue pour administrer l'information officielle des entités publiques, de la création jusqu'à la disposition finale. Dans un environnement unique, elle réunit l'enregistrement du courrier, la gestion des PQRSD, l'administration des dossiers électroniques, l'archivage physique et numérique, ainsi que le contrôle documentaire fondé sur les tableaux de conservation (TRD). Elle garantit une traçabilité complète de chaque document, conformément aux normes de l'Archive générale de la Nation et à la loi générale sur les archives.
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Ce qu'il fait
Fonctionnalités clés
Enregistrement du courrier entrant et sortant.
Gestion de bout en bout des demandes citoyennes (PQRSD).
Administration des dossiers électroniques.
Gestion des archives physiques et numériques.
Organisation documentaire au moyen des tableaux de conservation (TRD).
Contrôle des prêts et consultations de documents.
Le défi qu'il résout
De nombreuses entités gèrent encore leur courrier, leurs dossiers et leurs archives au moyen de processus manuels ou de systèmes déconnectés, ce qui entraîne des pertes de documents, un manque de traçabilité, des difficultés à répondre à temps aux demandes citoyennes et le risque de ne pas respecter la réglementation archivistique.
Résultats concrets
Avantages
Réduit considérablement l'usage du papier.
Évite la perte de documents.
Garantit une traçabilité complète du courrier.
Facilite le respect de la loi générale sur les archives et de la réglementation de l'Archive générale de la Nation.
Optimise les délais de réponse aux demandes citoyennes (PQRSD).
Organise les dossiers électroniques de manière structurée.
Réduit les temps de recherche des documents.
Renforce la transparence institutionnelle.
Facilite les audits et les processus de contrôle.
Préserve la mémoire institutionnelle de l'entité.
À qui il s'adresse
Services et type d'entité
Services utilisateurs
Type d'entité
Pourquoi SGT DocSpace
Le différenciateur
Contrairement aux gestionnaires documentaires traditionnels, SGT DocSpace réunit le courrier officiel, la gestion des PQRSD, les dossiers électroniques et l'archive institutionnelle sur une seule plateforme, nativement connectée aux autres systèmes de l'écosystème SGT.
Prérequis et intégration
Comment il s'intègre
Requiert SGT Core, qui fournit l'administration des utilisateurs, la sécurité, les permissions, l'audit et les services partagés de l'écosystème. Il peut être déployé comme module autonome ou intégré aux autres composants de l'écosystème SGT.
Services inclus
Accompagnement à la mise en œuvre
- Diagnostic archivistique.
- Configuration documentaire.
- Paramétrage des tableaux TRD et TVD.
- Conception des flux de travail documentaires.
- Migration des documents numériques.
- Numérisation des archives physiques.
- Formation du personnel.
- Mise en place du guichet unique de services.
- Accompagnement à l'organisation de l'archive institutionnelle.
- Support technique et amélioration continue.
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